Privacy statement Variphone

Waarom dit privacy statement? 
Variphone is een organisatie gericht op: 
-  het ontwikkelen van producten en diensten die ingezet kunnen worden ter bestrijding van lawaaioverlast en   
   ter bevordering van de communicatie in lawaai en 
-  preventie van gehoorschade door luide muziek of machinelawaai 
met 1 juridische entiteit in Europa, namelijk in België, te weten: 

• België: Ondernemingsnummer 0435.153.381, adres Deusterstraat 72, 3990 Peer (B)

Onze organisatie en bedrijfscultuur is samen te vatten in 3 woorden: innovatie, competentie en toegankelijkheid. Het zijn onze kernwaarden die tevens de basis vormen voor hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan. In deze privacy statement beschrijven we:

• Hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en daarbij voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.
• Wanneer wij u adviseren over uw preventieve gehoorzorg.
• Hoe wij uw gehoorkwaliteit bepalen. 
• Hoe wij u gehoorbescherming aanmeten.
• Wanneer wij u of uw werkgever helpen met het bepalen van het geluidsniveau op uw werkplek. 

Het geheel van onze producten en dienstverlening wordt ook wel het ‘Healthy Hearing Program’ genoemd. De Privacy statement geldt ook wanneer u alleen onze website bezoekt of onze online omgeving.

Wanneer is dit privacy statement op u van toepassing?
Dit privacy statement is op u van toepassing wanneer:

• U ons als klant direct zelf benadert voor een van onze producten en dienstverlening. 
• Wij uw gegevens hebben verkregen van uw werkgever als die ons inhuurt voor het leveren van onze producten en dienstverlening.
• Via een van onze geaccrediteerde Hearing Coaches gebruik maakt van onze dienstverlening. 
• Wij uw gegevens hebben verkregen als u onze producten en dienstverlening afneemt via een van onze Dealers. 
• U als Toeleverancier producten en dienstverlening aan ons levert. 
• U onze website bezoekt en/ of gebruikt maakt van de Online omgeving. 
• Dit privacy statement is alleen van toepassing op het platform van Variphone en niet op andere websites van derden waarvoor op de Variphone website een link wordt getoond. Als u via een hyperlink terecht komt op de website van een ander, dan geldt dit privacy statement niet voor uw bezoek aan die website. Variphone adviseert u het privacy beleid van de websites van derden goed door te nemen.

Welke persoonsgegevens verwerken we?
Variphone verwerkt persoonsgegevens die we ontvangen voor de uitvoering van onze producten en Dienstverlening. Het gaat hierbij om:  

• Algemene gegevens, zoals naam, adres, telefoonnummer, eventueel uw personeelsnummer. Ook verzamelen wij gegevens over het dragen van uw gehoorbescherming door u en uw eventuele geluidsbelasting. 
• Bijzondere persoonsgegevens die we verzamelen voor de uitvoering van onze dienstverlening. Wanneer u van onze dienst Gehoorkwaliteit gebruik maakt – rechtstreeks of via de overeenkomst die wij hebben gesloten met uw werkgever - leggen wij gegevens vast over de kwaliteit van uw gehoor. Na toestemming van uw kant worden deze gegevens alleen aan de medische adviseur/bedrijfsarts van het bedrijf van uw werkgever verstrekt. Op de medische adviseur/bedrijfsarts rust een geheimhoudingsplicht uit hoofde van zijn medisch beroepsgeheim. 

Wij beperken ons bij de verzameling van gegevens tot de informatie die noodzakelijk is om ons doel te bereiken.

Waarvoor verzamelen we persoonsgegevens?

Gegevens van u als klant 
Uw persoonsgegevens gebruiken wij alleen voor zorgvuldig vastgestelde doelen. In een aantal gevallen krijgen we uw persoonsgegevens direct van u, voor het uitvoeren van de overeenkomst tot het leveren van onze dienstverlening. In een aantal gevallen via uw werkgever, die een overeenkomst met ons heeft gesloten, uw werkgever heeft u dan al hierover geïnformeerd. 
Indien we uw persoonsgegevens niet van u of uw werkgever verkrijgen is het helaas niet mogelijk onze producten en/of dienstverlening aan u te leveren. 

Gegevens van u als toeleverancier
Wij verzamelen en gebruiken informatie over u of personen binnen uw organisatie om met u te kunnen communiceren, producten en dienstverlening te kunnen ontvangen en daarvoor te betalen binnen de context van wat we samen overeengekomen zijn.

Cookies: Websitebezoeker en online gebruiker
Informatie van onze websitebezoekers en online gebruikers wij voornamelijk om onze website(s) te verbeteren. Wij gebruiken websitegegevens ook om bezoekgedrag te monitoren.
Wanneer u via de website contact met ons opneemt zullen we ook gegevens van u verzamelen. 

Gerechtvaardigde belangen
Soms mogen we uw gegevens verwerken wanneer het "noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen (...).”
U hebt echter het recht bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens op deze grond. In dat geval kunt u contact met ons opnemen.

Toestemming.
We zullen de toestemming die u gegeven hebt bijhouden. Wanneer we uw toestemming hebben verkregen om uw persoonsgegevens te verwerken voor bepaalde producten en/of dienstverlening (bijvoorbeeld voor het vastleggen van uw gehoorkwaliteit of het aanmeten van uw gehoorbescherming), dan kunt u deze toestemming op elk gewenst moment intrekken, tenzij we van mening zijn dat er een alternatieve grond is om een voortzetting van de verwerking van uw gegevens te rechtvaardigen voor dit doel. In dat geval zullen we u over deze voorwaarde informeren.

Met wie kunnen wij uw persoonsgegevens delen?
Wij kunnen uw persoonsgegevens op verschillende manieren en op basis van verschillende gronden delen met de volgende categorieën personen, waar dat gepast is en in overeenstemming met lokale wet- en regelgeving;

• Alle zakelijke entiteiten, vallende onder Variphone. 
• Medisch adviseurs en bedrijfsartsen van onze opdrachtgevers, uw werkgever.
• Uw werkgever voor zover het geen medische gegevens betreft.
• Derden zoals dienstverleners die functies in onze opdracht uitvoeren.
• Derden zoals uitbestede IT-providers en bestanden-opslagproviders met wie we een verwerkingsovereenkomst hebben.

Deze lijst is niet uitputtend.

Variphone hecht vanuit haar missie en visie veel waarde aan innovatie. Daartoe zijn we continu in dialoog met opinieleiders, onderzoeksinstituten, beleidsmakers en zorgverzekeraars om het beleid ten aanzien van ‘preventie’ van gehoorschade naar een hoger niveau te tillen. Verschillende nationale en internationale organisaties doen op Variphone beroep voor het verzamelen van feiten en cijfers. Hiertoe kan Variphone besluiten de data in haar database met persoonsgegevens ter beschikking te stellen voor wetenschappelijk onderzoek. Variphone zal een dergelijke overdracht slechts doen voor een volledig geanonimiseerde dataset.

Hoe beschermen we uw persoonsgegevens?
We hebben gepaste technische en organisatorische maatregelen doorgevoerd om de persoonlijke gegevens die we in ons bezit hebben te beschermen tegen misbruik, verlies of ongeautoriseerde toegang. Ook de medewerkers van Variphone en die van onze toeleveranciers en dealers hebben instructies gekregen zorgvuldig met uw gegevens om te gaan en deze geheim te houden. 

Indien u misbruik of verlies van, of ongeautoriseerde toegang tot, uw persoonlijke informatie vermoedt, laat dit ons dan onmiddellijk weten. Details over hoe u contact met ons opneemt vindt u hier: contact [at] variphone.com

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?
We bewaren uw gegevens zolang dat wettelijk verplicht is en zo lang als dat nodig is voor het doel waarvoor we uw gegevens gebruiken. Dit kan per Dienst verschillen. We hanteren de volgende uitgangspunten: 
Persoonsgegevens die wij verwerken wanneer u rechtstreeks bij ons producten en/of dienstverlening afneemt bewaren wij tot 10 jaar na levering van onze Dienstverlening aan u. 

Persoonsgegevens die wij verwerken op grond van de overeenkomst met uw werkgever bewaren wij tot 10 jaar na beëindiging van de overeenkomst tussen uw werkgever en Variphone.  

Tevens zullen wij uw persoonsgegevens uit onze systemen verwijderen indien wij gedurende een periode van 10 jaar geen betekenisvol contact met u hebben gehad over onze producten en /of dienstverlening, tenzij de wet of relevante toezichthouders van ons verlangen dat we uw gegevens langer bewaren. 

Internationale gegevensoverdracht
We zorgen er altijd voor dat derden alleen toegang hebben tot persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor hun specifieke werk. Wanneer Variphone uw persoonsgegevens intern deelt, zorgt Variphone altijd voor passende waarborgen om deze gegevens te beschermen. 
Deze bevatten standaardbepalingen die worden gebruikt in overeenkomsten met (interne) dienstverleners om ervoor te zorgen dat de doorgifte van gegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte voldoet aan de Europese wet- en regelgeving ten aanzien van gegevensbescherming.

Wat zijn uw rechten?
Als klant hebt u een aantal rechten die gaan over uw persoonsgegevens . Hieronder staan ze vermeldt: 

• Het recht op informatie.
• Het recht op inzage in uw gegevens.
• Het recht op correctie van de gegevens als deze niet kloppen.
• Het recht op verwijdering van de gegevens en ‘het recht om vergeten te worden’.
• Het recht op beperking van de gegevensverwerking.
• Het recht op bezwaar tegen de gegevensverwerking.
• Het recht op overdracht van uw gegevens (dataportabiliteit).
• Het recht om niet onderworpen te worden aan een geautomatiseerde besluitvorming.

Hoe krijgt u toegang tot, wijzig  of laat  persoonsgegevens verwijderen?
Door contact met ons op te nemen kunnen we die met u bespreken en afhandelen volgens de termijn die daarvoor staat. Neem contact met ons op via contact [at] variphone.com. Uiterlijk binnen een maand na ontvangst van het verzoek ontvangt u een reactie.

Onze Functionaris voor de Gegevensbescherming
Variphone heeft een Functionaris voor de Gegevensbescherming aangesteld. U kunt hiervoor contact opnemen via onderstaande email.
contact [at] variphone.com

Hebt u een klacht?
U hebt tevens het recht een klacht in te dienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit. 

In België bij:
Gegevensbeschermingautoriteit
Telefonisch:    +32 (0)2 274 48 00
Online:            www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Per post:         Drukpersstraat 35, 1000 Brussel    

Het formuleren, uitvoeren of verdedigen van strafrechtelijke procedures
Soms kan het noodzakelijk voor ons zijn persoonsgegevens en, waar gepast en in overeenstemming met lokale wet- en regelgeving, gevoelige persoonsgegevens in verband met het uitvoeren of verdedigen van strafrechtelijke procedures te verwerken. Art. 9 lid 2f AVG staat dit toe wanneer de verwerking “noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of wanneer gerechten handelen in het kader van hun rechtsbevoegdheid.”

Over dit Privacy statement
Dit Privacy statement kan worden aangepast aan gewijzigde wet- en regelgeving en/of aan de manier waarop Variphone persoonsgegevens verwerkt. De meest actuele versie vind u altijd via de website van Variphone.com.